Inainte de a te gandi sa-ti muti afacerea in alta parte, sau inainte de a o muta de acasa unde ai inceput-o, iar intre timp aceasta s-a dezvoltat si a crescut in volum, este bine sa analizezi cu atentie care sunt exigentele majore care apasa pe activitatea voastra. Este nevoie de o prioritizare a necesitatilor si o clarificare a ceea ce cautam la spatiile de birouri de inchiriat. Odata devenite clare obiectivele pe care le cautam va fi mult mai usor sa gasim si ceea ce ne dorim.
Atunci cand vom avea o lista cu necesitatile si exigentele cerute, va fi mult mai usor sa eliminam de pe lista locatiile care nu raspund exigentelor noastre. Foarte probabil este ca va trebui sa renunti la unele deziderate, dar, atata timp cat nu sunt compromise aspecte esentiale pentru succesul activitatii, gasirea unui spatiu birouri de inchiriat va fi mult mai usoara.
Ce avem in vedere atunci cand inchiriem un birou?
Care este bugetul disponibil? Este bine ca mai intai sa aruncam o privire asupra acestuia pentru a ne face o idee asupra a ceea ce ne putem permite. Trebuie avute in vedere profitabilitatea afacerii, taxele si impozitele datorate, dar si nivelul chiriei si a celorlalte cheltuieli care vin odata cu folosinta imobilului. Este nevoie uneori chiar si de un buget destinat unor modificari ce trebuie sa fie aduse imobilului pentru a-l face propice activitatii programate.
Care sunt necesitatile pe care le presupune afacerea? Este necesara o locatie centrala cu vad comercial sau este mai de graba necesara o buna legatura cu caile de transport, precum autostrada sau statiile feroviare?
Care este volumul afacerilor? Cate persoane vor munci pentru voi? Cati vizitatori sau clienti vor veni zilnic sau saptamanal in medie? Este absolut necesar a ne gandi la angajati, clienti sau capacitatea de aprovizionare, trebuie facut un calcul minutios pentru spatiul necesar pentru a nu inchiria un spatiu prea mic.
Mai sunt si unele cerinte de natura speciala. De pilda, necesitatile IT- din nou trebuie analizate lucrurile esentiale si cele mai putin importante. Este de preferat sa gasim o infrastructura IT bine pusa la punct, altfel vor fi necesare investitii considerabile pentru optimizarea activitatii.
Trebuie avut in vedere accesul angajatilor, al clientilor, al persoanelor cu handicap care vin la birou; toalete, cantine, bucatarie, dar si un loc unde oamenii se pot relaxa.